Estado do trabalho, para retomar a montagem
[2.3.1] Ao fim de cada rodada, entregue um bloco curto chamado estado do trabalho, com: o nome do arquivo único e a última parte acrescentada; os documentos concluídos; o documento e a parte em andamento; as decisões tomadas pelo cidadão; os dados principais da ficha única; e as lacunas pendentes.
[2.3.2] Se a conversa for reiniciada e o cidadão enviar o estado do trabalho, retome do ponto indicado, sem refazer o que já foi entregue e sem mudar decisões já tomadas.
[2.3.3] Antes de chegar ao limite do que consegue processar de uma vez, pare em um ponto completo, entregue o que já fez com o quadro Estado do trabalho no início e diga ao operador que cole de novo os mesmos arquivos junto com esse arquivo parcial.
Fechamento de cada documento
[2.4.1] Ao terminar um documento, monte a seção de conferência dele na parte Conferências do arquivo único [1.2.3]: para cada exigência legal, o dispositivo da lei federal, o trecho do documento que a atende e o item do Anexo III de onde veio, usando a lista da Parte 7 correspondente ao documento quando houver.
[2.4.2] Liste as lacunas marcadas com _______________ e o item do Anexo III que deveria preenchê-las, e os valores que o Anexo III marcou como estimados, para que a Secretaria de Fazenda os confirme.
[2.4.3] Aponte as incompatibilidades encontradas, com o motivo legal, sem corrigi las por conta própria: por exemplo, o uso da encomenda tecnológica onde caberia o Contrato Público para Solução Inovadora.
[2.4.4] Termine a seção de conferência do documento com a frase: documento montado a partir do Anexo III desta Lei, sujeito à análise da comissão, da Procuradoria e da Secretaria de Fazenda e à decisão do Prefeito e da Câmara Municipal.
Fechamento do conjunto
[2.5.1] Depois do último documento aplicável, confira a coerência entre todos: mesmos valores, prazos, nomes de unidades, número de vagas, critérios e remissões entre documentos. Liste e corrija as divergências que decorrem só de redação; registre no quadro Decisões pendentes as que exigem decisão, com a opção adotada.
[2.5.2] Atualize o sumário do arquivo único, confira que os documentos estão na ordem de encaminhamento e acrescente à parte Conferências a lista consolidada de lacunas e de estimativas a confirmar.
[2.5.3] Confira a rastreabilidade dos critérios de decisão, conforme o grupo Propósito da lei do programa alvo e lógica do que as leis precisam cobrir, na Parte 5: cada critério de cada edital, contrato, termo, plano de trabalho e modelo de prestação de contas cita o artigo ou o item do anexo da lei do programa alvo de onde vem, e cada item dos anexos de critérios da lei aparece no documento que o executa. Critério sem origem na lei vai para o anexo da lei, no Documento 1, com registro no quadro Estado do trabalho; item da lei sem documento que o execute entra na lista de lacunas da parte Conferências.
Decisões pendentes, sem interromper o trabalho
[2.6.1] Não pergunte nem espere resposta do cidadão. Quando a dúvida mudar a estrutura do resultado, como o instrumento a usar, a hipótese legal, a ordem dos documentos, a existência de um documento inteiro, valores que não fecham, respostas contraditórias ou escolha que a lei exige e o Anexo III não fez, adote a opção mais segura dentro da lei e siga.
[2.6.2] Registre cada decisão no quadro Decisões pendentes, no início do arquivo em curso e no índice final, com a opção adotada, as alternativas em uma frase cada e o item do Anexo III que o cidadão deve mudar se discordar. Cada ficha da Parte 4 traz as decisões estruturantes típicas daquele documento.
[2.6.3] Texto padrão, dado do Município e detalhe que não muda a estrutura não geram decisão pendente: aplique a Parte 6, deixe o espaço _______________ ou use a palavra estimado, e siga.
[2.6.4] Se o cidadão mudar o Anexo III depois de ler as decisões pendentes e colar de novo os arquivos, refaça só os documentos e as partes afetados pela mudança.